Бизнес-процессы

Нужна помощь в рекламе сайта?

Разработка и ведение рекламных кампаний в Яндекс Директ с гарантией результата по этой ссылке

Нельзя выстроить работу в компании без наличия чёткого алгоритма действий. Определённый план при этом составляется не только для каждого сотрудника, но и для каждого из отделов. Именно такой подход позволяет получить результаты не только в пределах намеченных цифр, но и лучше. Деятельность любого предприятия связана с десятками бизнес-процессов. Главное — не только спланировать каждый из них предварительно, но и создать соответствующую структуру. Только в этом случае работой организации получается грамотно управлять на каждом из существующих уровней.

Поэтому стоит внимательнее рассмотреть само определение бизнес-процессов. Потом можно перейти к управлению проектами внутри организации. Отдельное внимание стоит уделить особенностям построения моделей, внедрению и оптимизации имеющихся решений.

Содержание

Понятие бизнес-процессов

Бизнес-процессом называют определённую последовательность, в которой выполняются действия. При этом предполагается применение разных методик управления и материалов вместе с техническими средствами и ресурсами. Эта последовательность всё время повторяется при создании продуктов, предназначенных для конечных потребителей.
В большинстве компаний задействованы десятки бизнес-процессов, чаще всего они взаимосвязаны друг с другом. У каждого из них своя определённая цель. Например, произвести продукт и реализовать его.

Как появился термин?

Впервые описание «бизнес-процесса» как термина появилось ещё в 20-ом веке, в 70-ые годы. Необходимость чётко определиться с этим направлением возникла, поскольку все переходили к информатизации, разрабатывались новые информационные системы. Раньше применялись старые формы инструктирования работников, теперь актуальным стало другое взаимодействие, но не только между людьми, но и между людьми и машинами.
Поэтому необходимо было уделить внимание стандартизации. Нужно было создавать чёткую последовательность действий, используя особый язык команд. Главное — чтобы его в равной степени распознавали как машины, так и люди. Американские военные первыми создали нотации, которые соответствуют указанным требованиям. Уже тогда им нужно было создавать особую систему взаимодействия между людьми и цифровыми системами. Спустя некоторое время эту методологию переняли другие организации, в том числе из сфера маркетинга. Схему усвоили и предприниматели, работающие на территории России.

Для чего они нужны?

Предприятие получает серьёзное преимущество перед конкурентами, если смогло построить систему менеджмента качества, которая отвечает требованиям стандарта ISO 9001. Такую систему не получится создать в компании, если не уделять должного внимания бизнес-процессам.

Бизнес-процессы помогают решать и другие задачи в компании:

  • Создание дополнительной мотивации для персонала.
  • Быстрый ввод новых сотрудников в дело, обучение.
  • Исключение рисков, связанных с потерей компетенций. Например, в связи с отпусками или увольнением.
  • Проектирование новых направления для дальнейшего расширения и выхода на новые рынки.
  • Распределение зон ответственности и функций управления между линейными руководителями. При этом тотальный централизованный контроль остаётся в стороне.
  • Быстрый поиск проблемных мест и устранение сбоев.
  • Повышение имиджа, инвестиционной привлекательности.
  • Реализация новых стратегий.
  • Поиск каналов, которые позволят повысить прибыль.
  • Изучение специфики каждого из этапов. Дополнительно рассматривают варианты, благодаря которым можно было бы улучшить процессы.
  • Обеспечение прозрачности на каждом из этапов реализации продукции.
  • Сохранение наглядности, поэтому сложная информация доносится до остальных в максимально простой форме.
  • Повышение эффективности работы, дополнительная координация действий.
  • Автоматизация процессов.
  • Повышение скорости производства.
  • Снижение себестоимости продукции и издержек.
  • Выпуск качественных продуктов.
  • Установка единых требований, приём стандартов и регламентов.

Процессный подход: какие понятия можно назвать ключевыми?

У каждого из бизнес-процессов есть целый ряд характеристик. Среди них выделяют основные и дополнительные.

У каждого инструмента есть такие элементы:

Наименование вместе с целью. Главное — чтобы они были чёткими для каждого из участников. Обычно разные компоненты систем объединяются друг с другом. Пример ситуации, когда название процесса объединено с целью — «заключение договора с заказчиком на оказание услуг».
Исполнители, либо те, кто владеет инструментами. Речь идёт о лицах, которые не только отвечают за результаты, но и контролируют деятельность, руководят ею. Они следят за сотрудниками, которые задействованы в процессе. Пример — заместители директора по продажам.

Не обойтись без ресурсов или инструментов. Их наличие остаётся неизменным требованием, ведь без них не обходится ни один из этапов создания продукции. К примеру, для металлообрабатывающих заводов это фрезерные станки.
Создание продукта и преобразование старых во что-то новое обязательно требует ресурсов. Чаще всего это разные виды сырья. Например, шины нельзя изготовить без резины.

На выходе получаются готовые продукты, которые в обязательном порядке должны соответствовать установленным для них требованиям. Часто продукция используется в качестве входа в другие бизнес-процессы.
Например, хлебопекарный завод выпустил готовый хлеб.

В структуре бизнес-процессов могут присутствовать и другие наборы характеристик. Но они уже не относятся к обязательным, а будут дополнительными:

  • Показатели по эффективности.
  • Риски.
  • Другие участники.
  • Конечные пользователи.
  • Последовательность действий.
  • Поставщики ресурсов.

Какие уровни бывают у бизнес-процессов?

На первом уровне речь идёт о внешних процессах. Их главная цель — решать различные стратегические задачи предприятия. Иногда задействуется ряд единиц, связанных с организацией. На верхнем уровне могут распределять сырьё и материалы по разным производственным подразделениям компании.

На втором уровне имеются в виду процессы внутри каждого предприятия. Они нужны, чтобы достигать тактических целей. Например, когда выбирают, как организовать реализацию товара.
Внутриструктурные процессы это третий уровень. Один из них — создание рабочих проектов в отделах по проектированию.

На 4 уровне находятся процессы, которые сопровождают выполнение задач определённой организационной структуры. Обычно речь идёт об обсуждении условий для обслуживания покупателей в дальнейшем и так далее.
Про классификацию бизнес-процессов

В любой сфере есть свои собственные бизнес-процессы. Их особенности зависят от специфики какой-либо компании, а создаются данные инструменты, чтобы решать разнообразные задачи.

Есть своя условная классификация, основанная на ряде признаков:

  • Исполняемость.
  • Степень детализации или комплексности.
  • Функции подразделений.
  • Место в структуре организаций.
  • Вид деятельности.
  • Степень сложности.

В каждую группу входят свои важные нюансы, о которых лучше узнать заранее.

Например, в случае со степенью сложности есть:

  • Монопроцессы. Здесь речь о цикличных односложных операциях.
  • Из последовательности монопроцессов создаются вложенные процессы.
  • Если при этом опираются на схемы, созданные предварительно, получаются связанные процессы.
  • В зависимости от вида деятельности выделяют процессы оказания услуг, либо производственные направления. В последнем случае в результате создаётся определённый продукт.
  • Место в структуре организации тоже позволяет выделить несколько элементов.
  • Интегрированные, когда одновременно друг с другом взаимодействуют сотрудники по горизонтали и вертикали.
  • Вертикальные, с сотрудниками разных уровней. Например, руководителями и подчинёнными.
  • Межфункциональные. Предполагается коммуникация между специалистами из разных отделов.
  • Индивидуальные горизонтальные процессы. В этом случае действия совершаются отдельными работниками.
  • Горизонтальные общие. Значит, между собой взаимодействуют разные сотрудники предприятия.

Функции подразделений позволяют назвать такие процессы:

  • Производственные.
  • Логистические.
  • Складские.
  • Финансовые.
  • Управленческие.

Детализация и комплексность предполагает наличие макро-, микропроцессов. В первом случае это изготовление целого продукта, во втором — выпуск составных частей.
Наконец, неисполняемые процессы позволяют не только изучить нюансы деятельности в каждом конкретном случае, и повысить эффективность внутренних взаимодействий.
Исполняемые процессы положительно влияют на автоматизацию процессов.

Какими бывают бизнес-процессы?

Всего в сфере бизнес-процессов существует 6 основных категорий:

  • Совершенствования. Для улучшения деятельности, результатов бизнеса.
  • Развития. Эти процессы повышают производительность, в будущем позволяют получать более высокую прибыль.
  • Сопутствующие. Это лишь часть деятельности, которая не может выступать в роли основного источника дохода.
  • Управляющие. Для контроля по основным и обеспечивающим процессам. В этом случае смотрят на то, соответствуют ли действия ключевым целям компании.
  • Вспомогательные или обеспечивающие. В этом случае отсутствует полезная ценность для потребителя, но подобные процессы нужны, чтобы осуществлялись основные.
  • Основные или сквозные. Именно в ходе их выполнения создают конечную ценность для потребителей.

Наконец, функции и формы делят процессы на функциональные и структурные, внутренние и внешние. Первые применяют для выполнения текущих задач, вторые поддерживают процесс работы, оптимизируют его в целом. Другие группы связаны с внутренними особенностями предприятия, либо отношениями со сторонними лицами.

Описание бизнес-процессов и основные правила

Каждая компания обладает своей спецификой, которая заметно отличается от других участников рынка. Это связано так же с конкретными продуктами и услугами. Поэтому кажется, что и описания можно составлять только на усмотрение авторов. Это соответствует действительности лишь отчасти.
Всё равно есть некоторые правила, которым должны соответствовать подобные сведения.

1. Чёткий ответ на ключевой вопрос, либо завершённость.
Описание бизнес-процесса обязательно должно включать чёткое изложение каждого из действий, которое требуется, чтобы получить результат. При этом начальный этап допускает отказ от учёта возможных изменений в дальнейшем.

2. Сохранение лаконичности, краткости информации.
Слаженная и быстрая, правильная работа специалистов невозможна, если у них не будет полной информации. Необходимы своеобразные инструкции, чтобы не возникало проблем в дальнейшем. Составляют целый документ с большим объёмом данных. При этом изложение основных моментов должно быть кратким, с правильными акцентами. Использование отстранённых формулировок и большого количества деталей только отвлекает от дела.

3. Составление типовой нотации.
В описаниях надо использовать международные обозначения, которые приняты везде. Обычно учёту подлежат стандарты серий BPMN, BPMN 2.0, IDEF3, и так далее. Благодаря использованию соответствующей терминологии любой человек может не только прочитать описание, но и правильно его истолковать.

4. Понятные слова.
С пониманием текста не должно возникать никаких проблем. Любой сотрудник должен сразу понять, о чём идёт речь. Не важно, обладает он знаниями в области аналитики, или нет.

5. Указание на конкретных участников процесса.
Это касается каждого заинтересованного лица. Лучше отказаться от классических сносок с нумерацией и специальных сносок из разряда Swimm Line. Из-за этого будет только сложнее найти ответственных лиц, сопоставить имена с конкретными задачами.

Особенности описаний для бизнес-процессов

При составлении описаний для этих элементов необходимо следовать нескольким основным принципам.
При моделировании важно учитывать уровни детализации.
Именно моделирование часто становится первым этапом.
Описание составляется только по процессам, которые уже сформировались на конкретном предприятии.
Менеджер сам решает, какая степень детализации подходит в том или ином случае. Главное — чтобы он опирался на имеющийся практический опыт.

Анализ проводят на 5 уровнях:

  1. Начинают с самой мелкой единицы деятельности, это операция. Например, с копирования данных или переключения тумблера.
  2. Далее переходят к действию. Это целый ряд операций, которым требуется контроль. Обычно они выполняются в определённой последовательности.
  3. Участвует в анализе и процедура. Это последовательные действия, которые приводят к определённому результату.
  4. Далее идут бизнес-процессы базового уровня. Речь идёт о целом цикле процедур, которые связаны друг с другом. В итоге появляется существенный результат для компании с несколькими исполнителями.
  5. К самым крупным единицам для деятельности предприятий относят направления деятельности. Оно состоит из бизнес-процессов в большом количестве.

Есть 11 главных шагов, которые проходят, составляя описание. В каждом из них от бизнес-аналитика требуются определённые действия.

1.Начинается всё с определение цели описания.
Бизнес-процесс и сами описания, по сути, преследуют различные цели. Необходимо точно понять, зачем вообще составляется описание для каждого из бизнес-процессов. Например, требуется снизить себестоимость, провести оптимизацию, автоматизировать заказы и продажи и так далее.

2. Далее определяют цели конкретного бизнес-процесса.
В данном случае чётко прописывают, какого результата хотелось бы достичь. Иногда итогов бывает сразу несколько. Требуется обозначить каждый из элементов, имеющих значение.
Например, в продажах ожидаемых результатов всегда несколько. Клиенты получают свою продукцию, либо вообще отказываются от покупки. Надо заранее планировать любую из возможных концовок. Отдельно описывают каждую из ситуаций, при которых клиенты могут пойти в отказ.
Для любого бизнес-процесса формулировка целей вообще становится одним из самых важных этапов. Благодаря такому подходу будет проще придерживаться намеченного пути до конца. Не важно, какой получится результат — будет проще понять, почему события развивались именно таким образом.

3. Сотрудничество с руководителями отделов.
С руководителями отделов обсуждают особенности, присущие конкретному бизнес-процессу. Это делают после простановки всех задач. Руководство компании тоже должно участвовать в этой процедуре. Необходимо обсудить все нюансы конкретной работы. Отдельно выбирают сотрудников, которые точно будут участвовать. Информацию собирает и передаёт руководитель, отвечающий за конкретный отдел.

4. Беседа с подчинёнными.
Следует привлечь сотрудников, которые уже готовы давать лучшие результаты. Главное — сформировать полную и ясную картину, которая положительно повлияет на эффективность работы в дальнейшем. Руководители конкретных отделов объяснят, кого именно стоит привлечь к обсуждению, по какой причине. Можно разговаривать только с одним человеком, а можно сразу с несколькими.

5. Выделение задач, которые станут приоритетами.
И здесь необходимо чёткое формулирование, в равной степени для компетентных специалистов и их руководителей. Требуется выделение конкретных действий с последующим их разделением на второстепенные и самые важные. При этом каждый работник обычно считает свои участки самыми значимыми.
Если бизнес-аналитик достаточно грамотный — он сможет быстро понять, какие действия из общей массы станут ключевыми. Именно они станут основой для процесса в дальнейшем. Потом надо учесть поставленные задачи и время вместе с финансами.

6. Фиксация моментов, когда бизнес-процесс начинается и заканчивается.
Начало бизнес-процессов и их концы определяют, опираясь на собранную ранее информацию. При этом возможных исходов всегда существует несколько, но отправная точка только одна. Поэтому в описании она должна быть выделена точно, насколько это возможно.

7. Определение ключевых точек для конкретного бизнес-процесса.
Для этого надо понимать, как складывается работа подчинённых на каждом из существующих этапов. После этого представляют весь цикл, для которого формируются и описываются ключевые точки. Действия на них определяют, каким будет результат.
Пример ключевых точек для сферы продаж.
Когда получают контакты от клиента.
Проведение переговоров.
Обсуждение цен, других условий по сотрудничеству.
Выставление счетов.
При этом на каждой из ключевых точек встречаются развилки. Они тоже требуют составления детальных описаний. Развилок существует большое количество. Операторы «и/или» помогают соединять основные ветки мероприятий с ответвлениями.

8. Формирование предварительных описаний.
Описание бизнес-процесса требует плотной работы буквально на каждом из этапов. Главное — сохранять наглядность информации. Она должна оставаться интуитивно понятной для каждого. Сначала разрабатывают черновик, потом рассылают его руководителям отделов и другим заинтересованным лицам. Они должны изучить сведения буквально за несколько дней до того, как пройдёт согласование.

9. Согласование всех деталей со специалистами и их руководителями.
Автор обязательно обсуждает предварительный вариант со всеми, кто может быть заинтересован. Главное — не забывать о дополнениях со стороны сотрудников, их замечания и комментарии, тем более, если они сами задействованы в бизнес-процессе. С руководителями отделов взаимодействие проходит по тем же правилам. Некоторые моменты могут быть отражены и поняты неправильно при первоначальной разработке. В этом нет ничего страшного.

10. Окончательное оформление описаний.
Это финальный этап, с которым сталкивается составитель документов. Нужно собрать полный пакет бумаг, включая планы и модели, текстовое описание, графическую нотацию и так далее.
Какие форматы можно использовать на практике?
Для оформления описаний бизнес-процессов используют разные способы. Всё зависит от того, как складываются исходные условия. Самыми распространёнными стали графические и табличные, а так же текстовые форматы. У каждого из направлений есть плюсы и минусы.

Текстовые варианты

Именно этот формат получил наибольшее распространение.
Но положительных сторон у решения всего два. При оформлении не требуются специальные навыки. И реализация такого подхода простая, насколько это возможно.

Зато минусов гораздо больше:
Далеко не для всех бизнес-процессов можно использовать доступный и простой язык.
Отсутствие наглядности усложняет восприятие.
Тексты трудно анализировать и структурировать. Это часто бывает связано с тем, что описанная последовательность действий весьма запутанная.
Большой объём информации, из которой приходится искать и выделять самую суть.
Табличное оформление
Этот формат более удобный, если сравнить с предыдущим. Единственная сложность — в том, чтобы правильно сформировать шаблон, который требует заполнения в дальнейшем.

Стоит начать с минусов:
Сложность отображения для различных ответвлений.
Большое количество данных, из-за чего страдает целостное восприятие.
В таблицу можно вносить ограниченное количество информации.
Невозможно создавать компактные таблицы с развёрнутыми описаниями сложных процессов, подпроцессов.
Требуется предварительно потратить время и усилия на то, чтобы разработать шаблон.
Но без плюсов тоже не обходится.
Легко сравнить не только числовые данные, но и другие разновидности информации.
Структурирование, понятная демонстрация.
Лёгкое заполнение таблиц, которое не требует специальных навыков.
Часто достаточно одного шаблона, других навыков и подготовки оформление не требует.

Графический способ

Именно такой формат считается самым удобным. Более того, его рекомендуют применять во всех ситуациях.
Минусов всего два — необходимость тратить больше времени. Кроме того, не обойтись без специальных навыков. Зато положительных сторон от использования схем гораздо больше:
При разработке любых вариантов ПО именно графика считается самым удобным подходом.
Можно изображать разные пути развития и ответвлений, без ограничений по количеству.
Глубокая детализация, при которой не теряется общее качество восприятия.
Простое восприятие и наглядная демонстрация данных.

Бизнес-процессы и схемы

Если выбрали графический формат, составляют определённую схему. Именно в ней фиксируется весь действующий механизм. Чаще при построении такого элемента применяют специальные программы. Но черновики допускают ручную разработку.

При построении схем исполнители проходят через 9 этапов:
Фиксация границ, с обязательным указанием на начальную и завершающую точки.
Изображение основных блоков. Каждый из них — то же самое, что и отдельный этап. Место расположения выбирают так, чтобы образовалась цельная цепочка.
Добавление ответвлений. Главное — постараться представить, как развиваются события в разных условиях.
Далее распределяют роли. В схеме имена с должностями конкретных сотрудников отсутствуют. Зато участникам присваивают определённые роли. При этом у каждого участника в той или иной структуре может быть сразу несколько ролей.
Добавление документов. Они могут иметь вид электронных писем и инструкций, кейсов, докладов, презентаций, проектов и так далее. Главное, чтобы в них фиксировалась информация, которая может стать важной для того или иного бизнеса.
Отдельно указывают на источники данных и ПО. Должны присутствовать сведения относительно всех программ, за счёт которых процессы автоматизируются.
Описывают любые инструменты с материалами, помогающие получить лучшие результаты.

Вносятся ключевые показатели, связанные с эффективностью. Обычно речь идёт о критериях, с помощью которых сотрудники управления оценивают эффективность персонала.
Используя все перечисленные сведения, составляют модель бизнес-процесса.
Обычно схему составляют в форме карты или маршрутов, при этом используя стандартные формы документирования или нотаций.
Если используют карту — речь обычно идёт о блок-схеме. Участников процесса фиксируют по вертикали, в соответствующих столбцах. Строки по горизонтали обозначают временные интервалы. Благодаря этому становится легко проследить процесс передачи информации между разными подразделениями. Если карта получилась слишком сложной — требуется оптимизировать бизнес-процессы.
Маршруты выполняются как схемы, согласно которым движется информация, ресурсы, пока выполняется процесс. Они составляются, чтобы зафиксировать параллельные действия, что особенно важно, когда участвует сразу несколько структурных подразделений. Маршруты отличаются высокой сложностью, когда их детализируют.

Бизнес-процессы на предприятии и важные моменты при их создании

При создании бизнес-процессов стараются структурировать всё, что задействовано в ходе достижения коммерческой цели. Это в равной степени касается всех элементов, включающих пространство и информационную составляющую, сроки, ресурсы, технологии и так далее.
Поэтому требуется решить сразу несколько вопросов:
Провести анализ по текущим бизнес-процессам. Для каждого из них разрабатывается описание и модель того, что происходит в настоящее время.
Сначала строят модель всего происходящего, а потом выстраивают обновлённый процесс в том виде, в котором он должен быть.
Остаётся оптимизировать текущие дела и реализовать грамотное управление ими.

Организация анализа

Первый этап любого анализа — оценка бизнес-процессов, которые уже запущены и организованы на предприятии. После этого надо определить, в каких моментах дублируются одни и те же действия, хотя работают разные структурные подразделения. Ставятся новые задачи, а потом определяются меры, направленные на оптимизацию.

Анализ проводят при появлении хотя бы одного из следующих обстоятельств:

  • Требуется запускать новые продукты и менять технологии, но эти процессы оказываются слишком дорогими.
  • Имеющиеся мощности слишком сильно загружены работой.
  • Площади для производства используются не в полную силу.
  • Складская и транспортная логистика отбирают слишком много денег.
  • Бизнес-процессы слишком длинные, каждому требуется 3-5 манипуляций и больше.
  • Заказы не исполняются в срок.
  • Сервис и качество продуктов становятся причиной жалоб среди клиентов.
  • При первоначальном анализе сначала описывают существующие бизнес-процессы на предприятии.

Описание обязательно требуется в следующих условиях:

  • Когда внедряют новые информационные системы.
  • Работники многократно повторяют одни и те же действия.
  • Заказы переходят от одного отдела к другому без видимых результатов.
  • Меняется руководящий аппарат, продают бизнес или франшизу.
  • Компанию расширяют, ставят новые задачи, интенсивно увеличивают штат сотрудников.
  • Организовано производство, которое состоит из большого количества этапов.
  • Есть крупное предприятие с филиалами, куда с заявками обращается множество клиентов.

Иногда описания можно составить, но они не обязательны:

  • Если фирма только открылась, изменение процессов и интенсивный рост планируются на будущее.
  • Компания работает только в сфере проектирования. При этом каждый проект индивидуален.
  • Имеется небольшое предприятие, у которого не так много сотрудников.

Часто специалисты путаются между должностными инструкциями и описанием бизнес-процессов. Документы отличаются друг от друга.
У бизнес-процесса всегда есть конечная цель. К результату предъявляют определённые требования.

В должностных инструкциях описывают функции, которые присвоены каждому сотруднику с конкретной должностью. В бизнес-процессе есть только циклы операций, которые выполняются пока стараются достичь определённых целей.
Должностная инструкция касается порядка работы для каждого отдельного сотрудника. В бизнес-процессах задействовано сразу несколько подчинённых, которые работают в одном и том же направлении.

Этапы составления описания

Модели составляются по бизнес-процессам как есть, либо как должно быть. В первом случае изучают то, что существует. Во втором описывают, как надо улучшить элементы, которые в настоящее время не могут похвастаться высокой эффективностью.
При построении моделей в форме «как есть» тоже проходят несколько важных этапов.

Сначала собирают команду со специалистами, которые задействованы в конкретном процессе. То есть, встречаются с теми, кто работает. Аппарат управления тоже заинтересован в участии в таких встречах. Далее собирается всё, что может потребоваться для входа.
Изучают время, которое тратится на обработку и исполнение заказа, текущие требования к качеству, имеющиеся ресурсы и мощности. Отдельно обозначают конечный результат, которого хотелось бы достичь.
Собранные в ходе интервью с сотрудниками данные позволят сформулировать самые главные этапы бизнес-процессов.

Надо задавать множество вопросов:

Из каких действий состоит процесс?
Как выполняют действие, где это происходит?
Кто отвечает за каждую конкретную операцию?
Какой получается итог?
По каким признакам становится понятно, что удалось закончить с рабочим циклом?
Какие бумаги оформляются по мере того, как цикл завершается?
Куда потом передают все бумаги?
Потом собирают всё, что удалось узнать. Фиксируют результаты как графические нотации, либо конкретные описания.
Как правильно управлять бизнес-процессами?

Без грамотного управления невозможно работать с бизнес-процессами в какой-либо компании. Только правильный подход позволяет реализовать весь потенциал, получить соответствующие результаты.
BMP или управление бизнес-процессами требует системного подхода вне зависимости от того, о каких мероприятиях по оптимизации идёт речь. Без этого невозможно повысить точность, скорость решения любых вопросов на предприятии. Управление включает автоматизированные средства, либо обходится совсем без них.

При управлении бизнес-процессами проходят через четыре основных этапа. На каждом из них требуется руководство со стороны ответственного менеджера.

Этап моделирования. Сначала выявляют основные бизнес-процессы и описывают их. Отдельное внимание уделяют разграничению зон ответственности для лиц, на которых возложено управление.
Исполнение. Перед работниками ставят конкретные задачи, в соответствии с которыми и выполняются все обязанности.

Контроль. Этого требует каждое действие, на ежедневной основе. Потом руководство принимает решение о том, оштрафовать подчинённых или применить дополнительные методы поощрения. Иногда требуется возмещение дополнительных расходов.
Улучшение. Нужно выявить слабые стороны и ошибки на основании сведений, полученных ранее. После этого переходят к оптимизации, чтобы в следующих циклах результаты стали лучше.
Только при грамотном управлении в сфере бизнес-процессов на предприятии можно правильно ставить задачи. Соответственно, результат тоже будет лучше.

BPM: как появилось это явление?

Развитие и рост компаний — тоже процесс, который идёт постоянно. Поэтому появляется потребность в том, чтобы наладить взаимодействие между специалистами из разных отделов. Необходимо отработать механизм, согласно которому передаются компетенции от одного участника к другому. При этом не важно, о предприятиях какого размера идёт речь.

Прогресс тоже развивается, что приводит к появлению новых технологий. Благодаря этому становится проще организовать процессы из разных сфер жизнедеятельности. По сравнению с предыдущими новые инструменты, связанные с управлением, становятся более эффективными, гибкими.
Потребность в автоматизации в случае с бизнес-процессами присутствовала всегда. Это касается и тех времён, когда современных технологий ещё не было. Уже в то время вводились концепции и различные стандарты, хотя они быстро становились устаревшими. Но по мере того, как появлялись новые IT-технологии, разработанные решения стали применяться и для бизнеса. Появились целые программы, которые связаны именно с управлением. Именно такие системы потом переросли в BPM.
Зрелость бизнес-процессов и построение моделей

По модели легко увидеть, какие стадии проходятся во время управления. Например, заметно, что идёт переход от уровней, расположенных внизу, к более высоким. Спустя некоторое время сам процесс управления становится более детальным. Появляется больше управляемых элементов. Появляется возможность организовать контроль для всего, что происходит.

О моделировании бизнес-процессов

Моделирование необходимо, чтобы максимально точно и полно описывать любой бизнес-процесс, учитывая задачу, которая поставлена перед предприятием и руководством.
Моделирование допускает использование разных подходов.

Основными считаются три.

Первый — структурное направление. Отличное решение, чтобы исследовать текущие системы, разрабатывать новые. В данном случае выделяют три подвида:
Информационный. Нужен, чтобы фиксировать связи между объектами вместе со свойствами.
Имитационный. Ещё говорят о моделировании поведения. Такие схемы строят, учитывая интервалы по времени. Они помогают увидеть, что произойдёт, когда действуют определённые внешние, внутренние условия.
Функциональный. В данном случае бизнес-процесс становится определённой последовательностью действий. При этом на всём его протяжении, от входа к выходу, используется определённое количество ресурсов.

О нотациях при моделировании бизнес-процессов

Нотации бизнес-процессов по-другому ещё называются условными обозначениями. Их обычно используют во всём мире.

Карты с потоками создания ценности. Это условные обозначения, по которым видно, как тратится время и ресурсы.
Дорожки Брюса Силвера. Используются, чтобы показывать, как ответственность переходит от одного участника к другому.
Цветные сети Петри. Для отображения действий и событий, конкретных переходов.

Unified Modeling Language. Так называется группа средств, которые применяются при конструировании и документировании, визуализации систем и процессов.
IDEF — инструменты, помогающие разделять и объединять блоки, изображения процессов и другие элементы.
ANSI — блок-схемы, показывающие, как идёт процесс в данном конкретном случае.
RAD. Приспособление, наглядно демонстрирующее взаимодействие и описывающее, анализирующее главные функциональные элементы.
FCD — обозначения для описания данных, исполнителей и оборудования, а так же действий с помощью символов.
ERM. Используют для описание концепций бизнес-процессов.
UML. Инструмент для описания требований к ИС.
STD — чтобы зафиксировать поведение системы, когда присутствует внешнее управляющее воздействие.
EPC — отображение входа и выхода с помощью сложных смоделированных комплексов.
ARIS — система, связанная с созданием и анализом бизнес-процессов, их внедрением и улучшением.
WFD — группа стандартов для нижнего уровня бизнес-процессов. При этом помогают демонстрировать последовательность работ, учитывать время, которое на них тратится.
DFD — стандарт, распространяющийся на макропроцессы.
SADT — незаменимый инструмент, позволяющий создавать функциональные модели.

Сравниваем нотации

Таких элементов существует много, но практически предпочтение отдают только некоторым — eEPS, ARIS, BPMN. Стоит сравнивать именно этот вариант:

ARIS и eEPS можно описывать следующим образом:

  • Использование крупных диаграмм.
  • Корректная имитация проекта.
  • Использование логических операторов.
  • Демонстрация событий до и после применения каждого из действий.
  • Точное отображение статусов документов.

BPMN тоже отличается некоторыми особенностями:

  • Отображение любых прерываний в действиях.
  • Имитация всего бизнес-процесса.
  • Описание для специфических разновидностей процессов.
  • Наличие логических событий и операторов.
  • Использование развитой семантики.

BPMN отличается более удобным использованием и широким инструменталом. В этих системах можно схематически представлять как отдельные рабочие циклы, так и несколько процессов, которые взаимосвязаны друг с другом. Не важно, о моделировании какого элемента идёт речь.

В каких программах и сервисах можно создавать модели?

Нужны специальные сервисы и разновидности софта, чтобы организовать моделирование. Именно в этом случае обеспечены доступность и наглядность. Упрощается использование общепринятых обозначений.

Пример онлайн-сервисов и программ:

  • Сервис на сайте yWorks,
  • Сайт Diagram.ly.
  • Camunda-modeler.
  • AIBAS.
  • ARISToolset.
  • AENEIS.
  • SYCAT.
  • Vamos-BE.
  • Ablauf-Profi.
  • Proplan.
  • Visio.
  • CorelFlaw.
  • ABC-FlowCharter.
  • Business-Studio.
  • ARIS-Express.
  • Fox Manager.
  • ELMA BPM.
  • Visual Paradigm.
  • Bizagi Process Modeler.

О внедрении бизнес-процессов

Внедрение допустимо не только для усовершенствованных процессов, но и для улучшенных, обновлённых их разновидностей.
В каждом случае проходят через несколько этапов.
При ознакомлении сотрудников вводят в курс дела и рассказывают о новых системах.
Далее идёт вовлечение, когда говорят о преимуществах. Дополнительные акценты ставят на выгодах, благодаря которым персонал больше заинтересован в эффективности своей работы.
Тестирование предполагает, что программу запускают на одном из производственных участков. Либо по новому алгоритму просят работать одного из специалистов.
Если результаты тестирования оказались положительными, остальных сотрудников тоже обучают согласно новым правилам. Им объясняют все обязанности, описывают функционал системы и так далее.
Бизнес-процесс запускается и применяется на практике.
Надо регулярно контролировать персонал и выполнение новых обязанностей, соблюдение алгоритма. За это могут отвечать руководители отделов, либо начальники отдельных сотрудников.
Главное — чтобы каждый не только понимал зону ответственности, но и работал согласно новой схеме.

Как оптимизировать бизнес-процессы?

Оптимизация становится следующим этапом, когда бизнес-процесс создан, внедрён. Нужно совершенствовать алгоритм так, чтобы все бизнес-процессы были связаны друг с другом. Их надо выполнять слаженно и чётко, без перерыва и излишнего расхода ресурсов. Оптимизацию проводят методом бережливого производства, либо здравого смысла.

Первый метод предполагает решение таких вопросов:

  • Сократить количество операций и уменьшить траты, продолжительность цикла.
  • Ускорить всё.
  • Провести комплексную стандартизацию.
  • Упростить процесс.
  • Откорректировать составляющие.
  • Равномерно распределить ресурсы.
  • Автоматизировать операции, которые повторяются часто.
  • Исключить лишний контроль и операции, в которых нет необходимости.
  • Удалить элементы, которые повторяют друг друга.

У второго метода тоже есть определённые действия, позволяющие добиться результата:

  • Поддерживать запасы в достаточном объёме.
  • Застраховаться от появления дефектов.
  • Сократить временные потери, связанные с перемещением участников.
  • Свести к минимуму лишние действия, которые обычно связаны с плохим планированием и нерациональными условиями работы.
  • Исключить перепроизводство.
  • Свести к минимуму ожидание на всех уровнях. Это касается в равной степени и транспортных простоев, и времени согласования заказов.
  • Оптимизировать бизнес-процессы часто необходимо сразу после того, как их ввели на практике.

Про автоматизацию

Автоматизация — один из самых главных методов, позволяющих оптимизировать бизнес-процессы. Главное — внедрить специализированное программное обеспечение, которое и влияет лучшим образом на операции. Это облегчает и упрощает их, ускоряет.

Автоматизация помогает быстрее решать следующие задачи:

  • Повышение эффективности всей компании.
  • Быстрый обмен задачами и данными. Это в равной степени актуально для сотрудников и клиентов.
  • Снижение затрат по ресурсам.
  • Передача информации между отделами.
  • Формирование отчётов.
  • Сбор сведений.

На практике применяют разные автоматизированные системы. Начиная с самых простых решений на корпоративном уровне, заканчивая многофункциональными вариантами. При принятии решений учитывают особенности конкретного предприятия.
Почему стоит внедрять процессное управление?

После автоматизации бизнес-процессов:
Отчёты формируются быстрее.
Увеличивается скорость принятия решений, тем более — если это типовые ситуации.
Можно будет решать несколько задач параллельно.
Точность управления повышается.
Все быстро обмениваются информацией и задачами. Это происходит как в подразделениях, так и у сотрудников.
Повышается скорость, качество работы всех специалистов.
Если задача не требует интеллектуального вовлечения, можно будет легко заменить человека другими инструментами.э
Однотипные операции требуют меньше времени.
Можно непрерывно собирать сведения.

О реинжиниринге, постоянном совершенствовании

Каждая компания обладает уникальным набором характеристик. Поэтому нельзя разработать чёткий порядок реинжиниринга, который можно было бы применять по отношению ко всем. Но есть основные этапы, на которые при планировании может опираться каждое предприятие:
Определение основ для реинжиниринга, потребностей предприятия. Проводится анализ, определяют, что идёт неправильно.
Формирование группы. Иногда задействуются свои компетентные специалисты, в других ситуациях привлекают сторонних исполнителей.

Формирование основных бизнес процессов. Необходимо поставить задачи перед руководством. Изучаются потребности клиентов, точно выявляют существующие проблемы.
Изменение подхода. Особенно это касается создания бизнес-процесса и реализации. Не стоит ограничиваться улучшением того, что было раньше. Иногда необходимо полностью изменить схему.
Подключение сотрудников. Необходимо тестирование. Привлекаются сотрудники, способные быстро дать обратную связь, реализовать новые подходы.

Это разновидность управленческого метода, благодаря которому проблемы легко устраняются по мере того, как они возникают. От общего количества бизнес-процессов реинжиниринг можно применять к 20%.

При постоянном совершенствовании множество процессов прорабатывают одновременно или последовательно. Это улучшает работу компании в целом.

Для постоянного совершенствования характерны такие свойства:

  • Бездефектность.
  • Охват всего предприятия.
  • Командный подход.
  • Постепенная работа.
  • Непрерывные изменения.

Текущие бизнес-процессы в компании можно легко контролировать, постоянно улучшать. При этом глобально менять ничего не нужно.

Пример анализа и оптимизации

Есть предприятие, которое производит мебель из натурального дерева. Проведён первичный анализ, после которого ясно, что сроки поставки слишком большие. Клиенты подтвердили это в отзывах. При этом производственные отделы постоянно простаивают, что связано с задержками в поставках лакокрасочных материалов.

Поэтому главной целью стало выбрать надёжного поставщика ЛКМ, а потом ускорить изготовление продукта и поставку.

Оптимизация предполагала:
Заключение соглашения с другим поставщиком.
Обучение работников смежным операциям. Временно их задействовали на других участках, если возникали простои.

Какие ошибки допускают при использовании систем управления?

Их не так много:
Желание создать идеальный бизнес-процесс.
Ожидание того, что любые элементы системы станут прибыльными.
Путают ИТ-среду и бизнес-процессы компании.
Используют не общепринятые нотации, а свои обозначения.
Стремление к тому, чтобы сразу описать всё.
Отсутствие связи между желаниями и возможностями.
Подразделения не согласованы друг с другом.
Цели и задачи ставятся неправильно.

Какие вопросы интересуют чаще всего?

Например понятие процессной иерархии.
То же самое касается сквозных бизнес-процессов.
Отдельный вопрос — функциональность систем управления.
Какими преимуществами отличается процессный подход от функционального?
Какова разница между стандартными процессами и бизнес-процессами?

Кто отвечает за описанием процессов?

Для каких компаний системы управления актуальны?
Почему необходимо моделировать и регламентировать процессы?
Что требуется, чтобы внедрить современную систему? Сколько времени это займёт?

Выводы

Работа компании неразрывно связана с таким моментом, как внедрение бизнес-процессов, управление ими. Главное — ставить перед собой конкретные задачи. И делать так, чтобы получилось достичь целей с минимальными затратами по ресурсам. Грамотное описание бизнес-процессов важно, иначе о повышении эффективности можно не думать. Отдельное внимание уделяют контролю и внедрению. Текущие сложности можно устранять за счёт регулярной оптимизации, которая проходит на всех этапах.

 Блог о Яндекс Директ