Автоматизация процессов

Нужна помощь в рекламе сайта?

Разработка и ведение рекламных кампаний в Яндекс Директ с гарантией результата по этой ссылке

Автоматизация бизнес-процессов предприятия позволила часть функций, которые раньше выполнял персонал, передать автоматизированным системам.
Это становится возможным благодаря быстрому развитию технологий.

Использование автоматизации – показатель успешности бизнеса. В условиях высокой конкуренции и необходимости решать множество задач одномоментно, автоматизация – это способ высвободить ресурсы, оперативно реагировать на изменения бизнес-среды, принимать решения и просчитывать стратегию на будущее.
В статье рассмотрим, как внедрение систем автоматизации влияет на работу компаний.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Успех любого бизнеса зависит от слаженной работы сотрудников. Перед каждым отделом стоят собственные задачи, но решать их необходимо в тесной связи с другими подразделениями и службами. Если работа будет выполняться по отдельности, на выходе можно получить лишь частично выполненные задачи, которые не составят одного целого и не приведут к достижению общей цели.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет каждому сотруднику наглядно видеть результат, к которому компания желает прийти. Это позволяет человеку лучше понимать его роль и личный вклад в общее дело.

Автоматизация может быть внедрена в любом направлении деятельности компании: подбор персонала, маркетинг, продажи, производство.

Чтобы все процессы в компании были оптимизированы, важно придерживаться следующих правил:

  • определить, какие ресурсы и материалы понадобятся на каждом этапе производства и обеспечить их бесперебойные поставки;
  • разработать алгоритм работы для персонала, либо автоматизированной системы, исключив лишние элементы;
  • определить, к какому результату вы хотите прийти, затрачивая временные и трудовые ресурсы.

Добиться поставленных целей быстрее и гибче компаниям помогает управление бизнес-процессами (ВРМ). По сути – это системный подход к отражению, планированию, контролю и мониторингу автоматизированных и неавтоматизированных процессов, используемых для достижения определённых целей.

Но такое определение часто вызывает сложности для восприятия, особенно у новичков в бизнесе. Если сказать проще, то ВРМ – это описание и изменение бизнес-процессов, регламент, как должен действовать персонал для изменения бизнес-процессов.

Функции ВРМ:

  • изучение сферы деятельности компании и внутренних процессов;
  • поиск операций, которые замедляют весь цикл;
  • оптимизация производства при помощи замены ручного труда на автоматизированный, либо механический для проведения некоторых операций;
  • выявление нарушений и поиск способов их устранения.

Внедрение автоматизации бизнес-процессов позволяет достигнуть цели при помощи меньших затрат ресурсов. Система способна выявить повторяющиеся операции в цикле и перевести их под контроль программ. Тем самым высвобождается время для решения сотрудником других задач, повышается производительность, происходит экономия финансов.

История создания ВРМ

Business Process Management – этот термин впервые был использован в начале 2000-х годов. Но подход, при котором любой бизнес рассматривается как совокупность различных процессов, известен с начала 20 века. Фредерик Тейлор – известный инженер стал основоположником управления бизнес-процессами.

Затем большой прорыв произошёл благодаря компании Motorola в 80-х годах. В основе развития компании лежало использование точных данных, минимизация ошибок, ориентация на конечного потребителя и управление качеством.

С развитием Интернета и повсеместного использования компьютеров повышается оригинальность внедряемых методов, расширяются сферы их использования.

Готовые решения для разных сфер предпринимательства

Розничные торговые точки
Благодаря использованию систем автоматизации сокращается время на приёмку товара, исключается возможность возникновения ошибок при подсчёте товара. Проведение инвентаризации проходит быстрее без потери рабочего времени.

Склады
Автоматизация на складах позволяет эффективнее использовать рабочее время. Приёмка и отгрузка товара происходит быстрее, а при инвентаризации или перемещениях не возникает ошибок.

Маркировка
Она позволяет отследить перемещение товара от производителя до торговой точки, а также исключает приём в места хранения контрафактной продукции.

ADS ID — 69994_1614988344

Электронная торговля
Новые возможности для онлайн-магазинов. Упрощает учёт товаров, позволяет использовать инструменты для отгрузки и анализа эффективности работы.

Учреждения
Автоматизация позволяет предупреждать кражу и порчу имущества. С её помощью можно легко отследить перемещения каждой единицы товара или продукции.

Производство
Внедрение автоматизации позволяет вести точный учёт и контроль за перемещением товарно-материальных ценностей.

Развитие идёт одновременно в двух направлениях, каждое из которых одинаково важно.

  1. Производственные пути развития. Те, которые непосредственно относятся к деятельности компании. Они могут быть связаны с выпуском продукции, общению с конечным потребителем, продажами. Их задача влиять на повышение показателей в частности и общей прибыли в целом.
  2. Поддерживающие. Они не связаны напрямую с производством, но позволяют значительно экономить средства и трудовые ресурсы. Внедрение автоматизированных систем для выполнения типовых операций в бухгалтерии, отделе кадров, делопроизводстве облегчает достижение общей цели.

Цели и задачи внедрения автоматизации

Система предназначена для оптимизации всех процессов, происходящих в компании. Она способна проанализировать функционирование каждого сегмента в отдельности, выявить ошибки и нарушения, определить процессы, тормозящие всю работу.

Например, это может быть неэффективный сотрудник со схожими с другим работником функциями, либо лишнее звено в передаче документов на подпись руководителю.

К тормозящим процесс факторам относят неверно выстроенную логистику, сотрудничество с транспортными компаниями, которые не вовремя выполняют свои обязательства, взимают плату за хранение товаров.
Список факторов может быть разнообразным, начиная от длинной конвейерной ленты, которая увеличивает время на выполнение одной операции, заканчивая отсутствием системы адаптации новых сотрудников на рабочем месте.

К основным задачам относят:

  • обеспечение безопасного хранения данных;
  • оперативная выгрузка любых документов из базы данных или передача их контрагентам;
  • минимизация влияния человеческого фактора на различные процессы;
  • экономия финансов и трудозатрат благодаря замене ручного труда автоматическим при выполнении однотипных операций;
  • повышение качества обслуживания клиентов;
  • возможность сформировать отчёт о деятельности компании в разрезе различных показателей за любой период времени.

Примеры использования автоматизации бизнес-процессов на предприятии

Внедрение автоматизации предполагает достижение целей организации гибким путем. Благодаря её использованию укрепляются и поддерживаются связи между разными подразделениями компании.

Работа проходит эффективнее, становится возможным высвобождение трудовых ресурсов и экономия бюджета.
Ошибка многих руководителей в том, что они работают в полном хаосе. У них нет чёткого представления о том, когда работа над проектом будет завершена и на каком этапе он сейчас находится. К проекту привлекают сотрудников, дублирующих функции друг друга.

Вроде, все при деле, но процесс постоянно тормозится и работа происходит медленнее, чем хотелось бы.
Не нужно задействовать сразу несколько сотрудников для контроля выполнения одной и той же работы. С другой стороны, один менеджер должен вести столько проектов, сколько ему действительно по силам. Если перегружать сотрудника функционалом, это может привести к тому, что часть работы будет сделана некачественно, либо со значительным отставанием от плана.

Оптимизировать работу всей компании зачастую начинают с персонала. Ведь трудовой ресурс – один из важнейших для бизнеса. Все сотрудники компании – это участники бизнес-процессов. Они взаимодействуют друг с другом и производством.

Иногда автоматизация помогает наладить простые процессы, которые в то же время требуют определённых временных затрат:

  • формирование прайс-листа;
  • расчёт скидок;
  • обработка входящих заявок;
  • сбор и систематизация статистических данных.

Внедрение автоматизации зарекомендовало себя как эффективный метод управления любыми процессами. Например, при отслеживании срока оборачиваемости товаров, можно избежать перегруза склада одними товарными позициями и дефицита других. Точный расчёт количества используемых на производстве материалов позволяет вовремя их заказать и избежать простоев.

Преимущества автоматизации управления бизнес-процессами

Задача оптимизации – эффективно использовать имеющиеся ресурсы, быстрее достигать поставленных целей, повышать прибыль. Могло бы показаться, что при помощи оптимизации пытаются заменить труд реального человека работой робота. Это неверное мнение.

Автоматизация призвана лишь экономить трудозатраты на выполнение мелких задач и рутинных действий, которые не позволяют посвятить больше времени исследованиям, поиску творческого подхода, креативным заданиям.
Все компании, относящиеся к среднему и крупному бизнесу в разной степени используют автоматизацию управления бизнес-процессами. Это позволяет сотрудникам лучше взаимодействовать между собой, используя одинаковое программное обеспечение, контролировать этапы выполнения задач, координировать совместную работу над проектами.

Из всех преимуществ можно выделить основные:

  1. Согласованность действий сотрудников.
  2. Уменьшение влияния человеческого фактора.
  3. На воспроизведение рутинных операций затрачивается меньшее время.
  4. Становится проще принимать решения.
  5. Деятельность организации становится прозрачной.
  6. Упрощается обработка большого количества данных.
  7. Вырастает количество исполняемых задач за аналогичный временной промежуток.

Тенденции и опыт внедрения автоматизации бизнес-процессов

Со временем нарабатываются алгоритмы, следование которым позволяет повысить эффективность работы компании, увеличить прибыль, минимизировать риски потерь.

Одно из оптимальных решений – использование платформы Low-code. Она позволяет оперативно принимать управленческие решения, при помощи различных инструментов наглядно отображать положение дел на текущий
момент, вносить изменения и делать прогноз.

Любые бизнес-процессы в компании сводятся к действиям её сотрудников. Автоматизация позволяет любому пользователю получить информацию в виде графиков и диаграмм. Наглядное представление помогает лучше ориентироваться в этапах выполнения проекта, а ответственные лица, с помощью визуального представления, могут принимать наиболее эффективные решения.

Преимущественно компании используют программное обеспечение, которое не привязано к конкретному компьютеру, так называемую облачную систему. Любой сотрудник компании может получить доступ к данным, находясь в любом месте. Преимущественно выбирают программы с простым, интуитивно понятным интерфейсом, что экономит время на обучение пользователей.

Полезной будет функция раздельного доступа. То есть, не все сотрудники должны иметь доступ ко всем сведениям. Рабочий стол может быть настроен в соответствии с функционалом сотрудника.
Различные уведомления помогают оперативно получать информацию и слаженно работать в команде.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов на предприятии

Первый шаг на пути к автоматизации – определение цели. Ситуация требует незамедлительного реагирования, когда прибыль компании перестаёт расти, а простые задачи отнимают слишком много рабочего времени. Если пустить все на самотёк, конкуренты обязательно воспользуются преимуществом, в конечном итоге можно и вовсе потерять свою долю рынка.

Большинство компаний начинают автоматизацию с отдела маркетинга, бухгалтерии и службы делопроизводства. Это те звенья бизнес-процесса, в которых чаще всего проводят однотипные операции.

  • Облачная система – оптимальный выбор для небольших и средних предприятий. Не нужно вкладывать деньги в приобретение и настройку собственных серверов.
  • Внедрение CRM-ситемы. Управление отношениями с клиентами позволяет создать стандартизированную клиентскую базу, отслеживать эффективность работы с лидами, контролировать качество работы отдела продаж и планировать мероприятия по развитию бизнеса.
  • Настройка рабочих процессов между различными станками позволяет избежать ошибок, возникающих по причине человеческого фактора.
  • Программное обеспечение позволяет формировать отчёты по состоянию на текущее время, что помогает в принятии оперативных решений.
  • Крупные компании используют различные инструменты, которые позволяют работать с большими объёмами данных.

Среди десятков предложений непросто самостоятельно разобраться, какая система автоматизации подойдёт для нужд конкретного предприятия. Консультанты компании “Клеверенс” выполнят анализ вашей компании и на основании полученных данных подберут оптимальное решение для увеличения прибыли и оптимизации затрат.

Как происходит автоматизация бизнес-процессов

Прежде чем внедрить автоматизацию бизнес-процессов на предприятии, необходимо провести ряд подготовительных мероприятий.

  1. Ответственный за внедрение системы должен подготовить описание: сфера деятельности предприятия, количество сотрудников, которым должен быть обеспечен доступ к ПО, цели автоматизации процессов.
  2. Затем представители компании беседуют с руководителями разных подразделений компании и выявляют реальную ситуацию.
  3. Подготовка технического задания, в котором учтены все нюансы и пожелания компании.
  4. Подготовка компьютеров для установки программного обеспечения, настройка системы и её тестирование.
  5. Обучение персонала.
  6. Тестовый период работы под контролем специалистов компании, установившей ПО.
  7. При возникновении ошибок, либо выявленных недоработок принимаются меры по их устранению.
  8. Окончательный ввод системы автоматизации в эксплуатацию.

Особенности внедрения автоматизации бизнес-процессов

Структура самого предприятия не является определяющей при выборе системы автоматизации. Решающая роль принадлежит именно процессам, происходящим внутри компании. Соответствие ПО бизнес-процессам позволяет значительно сократить затраты и добиться успеха в достижении целей гибкими методами.

В основном, все компании автоматизируют одни и те же процессы, вне зависимости от сферы их деятельности.

  • Управление. Оно включает в себя контроль доходов и расходов, юридическую поддержку и менеджмент. С этими задачами успешно справляется программа “1С”.
  • Продажи и маркетинг. Благодаря автоматизации процессов создают единую базу клиентов, оптимизируют затраты на рекламу. ПО позволяет оперативно формировать отчёты, отображающие продажи в режиме реального времени.
  • Производство. Автоматизация позволяет вовремя спланировать поставки материалов и комплектующих, а также не допустить их скопления в местах хранения. Оптимизировать можно и логистику, значительно сократив затраты.
  • Качество. Совершенствование системы коммуникации с конечными потребителями продукции. Получение от них вопросов и оценок качества продукта, оперативное реагирования на жалобы.
  • Отдел HR. Подбор персонала, обучение и адаптация сотрудников, разработка системы мотивации.
  • Финансы. Сюда входит планирование и распределение бюджета, прогнозирование прибыли, выплата заработной платы, оплата налогов, формирование и сдача отчётности.
  • Организация общих вопросов деятельности компании. Включает в себя весь документооборот.

Как выбрать систему

Существует лишь два варианта.

  1. Воспользоваться готовым решением от разработчика, которое наиболее подходит для целей компании.
  2. Заказать разработку продукта в соответствии с потребностями конкретного бизнеса.

Чтобы не ошибиться с выбором, необходимо чётко представлять, какие именно процессы нуждаются в оптимизации. Сможет ли предложенная система удовлетворить цели её внедрения, можно ли изменять её настройки для конкретной сферы и запросов, потребуется ли остановка деятельности для обновления и внесения изменений в ПО.

На конечном этапе выбора также важно, насколько оперативно работает техническая поддержка, может ли система интегрироваться с другими программами, и, конечно, стоимость программного обеспечения, его внедрения и обслуживания.

Существует множество нюансов, поэтому самостоятельно высчитать стоимость, опираясь лишь на данные, найденные в свободном доступе, бывает сложно. Специалисты компании “Клеверенс” при обращении к ним сделают полный расчёт, учитывая особенности бизнес-процессов в конкретной компании.

Здесь вам помогут подобрать и готовое решение, которое поможет оптимизировать затраты и увеличить прибыль.

На окончательную стоимость влияет также:

  • количество компьютеров, подключённых к системе;
  • перечень задач, которые предстоит решить;
  • тип: встраиваемая или типовая;
  • ресурсы, необходимые для запуска.

В компании “Клеверенс” для вашего бизнеса подберут оптимальное решение, которое выведет производительность на новый уровень.

Автоматизация позволит повысить эффективность работы сотрудников. Они больше не будут тратить время на выполнение рутинных функций, а смогут направить силы на решение приоритетных задач.

Вы сможете контролировать расходы, оптимизировать их и увеличивать прибыль, развивать свое дело.

Интеграция CRM для автоматизации | Сервис для автоматизации | Мессенджеры для автоматизации процессов | Кейсы цифровой автоматизации процессов | amocrm для автоматизации процессов |

Системы аналитики для автоматизации | Топ-5 crm-систем для автоматизации | Плюсы и минусы автоматизации | Автоматизация сквозной аналитики через сервис calltouch | Бесплатный тариф и инструкции для автоматизации | Что такое ERP в автоматизации | Бесплатный тариф и инструкции для автоматизации | Проблемы автоматизации процессов | Что такое bpm в автоматизации | Интегрировать чат на сайт, чтобы автоматизировать действия менеджеров | Подключение телефонии для автоматизации звонков | bpm-система для автоматизации процессов | автоматизация процессов для работы на маркетплейсах | Шаблоны автоматизации процессов | Подробнее про автоматизацию | Услуги автоматизации | Коммерческий масштаб автоматизации | Автоматизация бизнеса в России
 Блог о Яндекс Директ